مع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة في شتى المجالات، ورغبة هذه المؤسسات في تنظيم بياناتها بطريقة آلية مما يوفر كثيرًا من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه البيانات، ظهرت الحاجة لوجود نظام متكامل يتولى القيام بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع البيانات آليًا، مثل الفهرسة والأرشفة والتلخيص والبحث والاسترجاع.
كما ان الوثائق الإدارية هي العمود الفقري وحجر الزاوية لأى جهة تمارس عملاً عاماً وتبرز الجامعات كواحدة من المؤسسات التي تحرص على ممارسة الإدارة العلمية بالاعتماد على المعلومات والحقائق المسجلة التي تقلل من عشوائية اتخاذ القرارات ومنها جامعة بوليتكنك فلسطين التي تضم كماً من الوثائق الإدارية التي تعكس ضخامة وأهمية حجم الأعمال التي تقوم بها، وتعتمد عليها في إدارة الشئون التعليمية والبحثية وتطويرها، لذلك كان من الضروري اتباع الأساليب العلمية الحديثة والاستفادة منها في الضبط الأرشيفي لوثائقها لزيادة فاعليتها.
وتماشيا مع الخطة الاستراتيجية التي تسعى الجامعة لتطبيقها وخاصة في مجال التكنولوجيا الحديثة والتي تصبو فيها لتكون السباقة على مستوى الجامعات يتحتم عليها ان تكون من الاوائل في هذا المجال اضافة الى الفوائد الايجابية الجمة التي ستحققها من خلال تطبيقها له والمتمثلة في:
- الحفاظ على الارث الثقافي والعلمي للجامعة.
- سهولة الوصول للمعلومة في الوقت المناسب بأسرع واقل جهد ممكن.
- سهولة تبادل المعلومات بين مستخدمي الأرشيف مع توفير الوقت مهما كان حجمها.
- انسيابية العمل داخل النظام بحيث تنتقل الوثائق عبر مراحل العمل بسلاسة.
- سهولة الاندماج مع تقنيات مختلفة مثل معالجات الصور والماسحات الضوئية.
- الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث لا يطلع عليها إلا الشخص المصرح له بذلك.
- تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة للأرشفة العادية.
- تصنيف الوثائق بطريقة تلاءم أسلوب العمل في المؤسسة وذلك باستخدام أنماط معدة لذلك.
- القدرة على التعامل مع كافة أنواع البيانات، سواء المنظمة أو غير المنظمة.
- إمكانية استخدام أساليب البحث المختلفة للعثور على البيانات المطلوبة وبأسرع وقت ممكن.
- استخدام تقنيات متقدمة مثل الفاكس والبريد الإلكتروني لتداول الوثائق بين المستخدمين
الرؤية:
أن يكون مركز الوثائق والمحفوظات جامعة بوليتكن فلسطين مركز محوري قياسي لخدمة كافة منسوبي الجامعة
الرسالة :
حفظ واتاحة وثائق ومحفوظات الجامعة وتسهيل الوصول إليها بأشكالها وأنواعها المختلفة للعاملين في الجامعة حسب صلاحياتهم وسلطتهم وبشكل يضمن السرية والامان والفائدة الامثل.
الاهداف العامة:
- الحفاظ على وثائق الجامعة.
- إتاحة الوصول إلى وثائق لموظفي الجامعة كل حسب صلاحياته .
- تنظيم الوثائق والمحفوظات بما يتماشى مع أحدث التقنيات والوسائل المتطورة.
- اقرار وتطوير هيكلية ادارية لقسم الارشفة الالكترونية لتحقيق اهداف القسم.
- تطوير القدرات البشرية لقسم الارشفة الالكترونية .
- التعاون مع مراكز الوثائق والجهات ذات العلاقة .
- تلفاكس: 2233050-02
- بريد الكتروني: direc-diwan@ppu.edu
